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Betriebsprüfung – eine Checkliste bringt Sicherheit und vermeidet Fehler

Betriebsprüfungen machen Unternehmer und Mitarbeiter meistens nervös. Daher sollten für den Fall der Fälle vorher Verhaltensregeln mit dem Steuerberater besprochen werden, damit alles glattgeht.

Text: Midia Nuri


Prüfungsangst ist nicht irrational. Zumindest nicht, wenn es um Betriebsprüfungen geht, davon konnten Sie ja hier schon mehrfach lesen. Jahr für Jahr steigt die Zahl der Betriebsprüfungen sowie die Summe der damit erzielten Einnahmen. Allerdings können Unternehmer beeinflussen, ob sie ins Visier der Betriebsprüfer geraten. Unauffälligkeit ist im Umgang mit dem Finanzamt Trumpf. Den Faktor „Fehler in der Steuererklärung“ minimieren Unternehmer schon mal, wenn die Erklärung vom Steuerberater gemacht wird. Er reduziert auch das Risiko im Kontakt mit einem Sachbearbeiter. Wer selbst mit dem Amt kommuniziert, sollte natürlich freundlich und geduldig sein sowie Anfragen rasch, korrekt und vollständig beantworten. Wer hier patzt, steigt im internen Betriebsprüfungsranking des Finanzamts auf – ein Risiko.

Rechtzeitig Kontakt zum Finanzamt suchen

Grundsätzlich ist es kein Problem, mal einen Termin nach hinten zu schieben. Der Unternehmer sollte das nur frühzeitig anmelden, falls nicht sein Steuerberater eh alles Wichtige regelt. Auch wer eine andere Rechtsauffassung geltend macht, fällt nicht per se auf, genau hierfür steht ja das Rechtsbehelfs- und Klageverfahren zur Verfügung. Hier gilt ebenfalls: Mögliche Fehler vermeidet die Rücksprache mit dem Steuerberater. Rechtliche Schritte sind kein Faktor für eine Betriebsprüfung – glaubt man den Experten, ist sogar das Gegenteil der Fall: Schließt sich die Rechtsbehelfsstelle oder das Finanzgericht der Auffassung des Steuerzahlers an, soll das Risiko einer Prüfung etwas sinken.

Erläuterungen helfen und senken das Risiko

Im Vergleich zu Großunternehmen sind kleinere Betriebe nicht regelmäßig im Visier des Fiskus. Grundsätzlich erfolgt die Auswahl der Prüfungskandidaten zufallsgesteuert, aber bestimmte Faktoren steigern das Risiko – vor allem Auffälligkeiten bei der Veranlagung, also etwa Abweichung von internen Richtwerten, Unglaubwürdigkeit von Bilanzwerten, ständige Verluste oder Umstrukturierungen. Wer sich also unauffällig verhält und keine wichtigen Fragen offenlässt, reduziert das Risiko. Sollte die Bilanz etwa stark von den Vorjahren abweichen, kann mit dem Steuerberater überlegt werden, ob es empfehlenswert wäre, dem Finanzamt gleich eine Erläuterung anzubieten – dass beispielsweise eine Baustelle vor dem Geschäft den Kunden vorübergehend den Zugang erschwerte und dadurch der Umsatz zurückging. Das kommt ja leider vor. Enthält eine Bilanz oder Steuererklärung diese Erläuterung, ist die Frage nach den geringeren Einnahmen geklärt. Unternehmer sollten den Steuerberater auch fragen, ob ein Kontennachweis für das Finanzamt sinnvoll ist. Der erspart Nachfragen und ermöglicht Jahresvergleiche – ohne dass der Fiskus dafür gleich den Betriebsprüfer losschicken müsste. Das will ja keiner.

Konkretes Anzeichen für eine mögliche Betriebsprüfung ist der Hinweis im Steuerbescheid „Nach § 164 AO vorläufig“. Aber grundsätzlich sollte jeder Firmenchef heutzutage stets auf eine Prüfung gefasst sein. Buchführung und Kasse müssen deshalb immer top und zur Prüfung bereit sein. Sinnvoll ist auch, mit Blick auf angekündigte und vor allem auf nicht angekündigte Betriebsprüfungen mit ausgewählten Mitarbeitern das richtige Verhalten durchzugehen. Vereinfacht: vorsichtig sein, zuvorkommend bleiben, gewünschte Informationen rasch liefern – und den Prüfer nicht allein lassen. Die „Deutsche Handwerkszeitung“ betont zu Recht, es sei nicht zielführend, den Prüfer mit Fragen unnötig zu reizen. Ziel muss sein, die Prüfung ohne größere Komplikationen zu überstehen.

Checkliste Betriebsprüfung

Das sollten Unternehmer vor der Prüfung klären

Auf welcher Basis erfolgt die Betriebsprüfung?
  • Welcher Zeitraum wird geprüft?
  • Was ist das erste Prüfungsjahr?
Welche Formalien sind zu beachten?
  • Liegt die Betriebsprüfungsanordnung mit Termin, prüfendem Finanzamt, Name und Telefonnummer des Prüfers vor?
  • Ist sie inhaltlich fehlerfrei, also rechtzeitig ergangen und das zu prüfende Unternehmen zweifelsfrei erkennbar?
  • Gibt es Gründe, den Prüfer wegen Befangenheit abzulehnen?
  • Sollte der angesetzte Termin verschoben werden, etwa wegen Krankheit oder aus betrieblichen Gründen wie etwa Messen?
Wo findet die Betriebsprüfung statt?
  • Im Finanzamt oder beim Steuerberater? Dann müssen die Unterlagen dort zur Verfügung stehen.
  • Im Unternehmen? Dann müssen dem Prüfer ein Raum und die übliche Büroausstattung gestellt werden.
  • Wurden frühere Jahre bereits geprüft? Dann müssen Berichte in Kopie aus dem Archiv bereitliegen.
Ist der elektronische Datenzugriff im Betrieb angeordnet?
  • Datenträger anfordern beziehungsweise erstellen.
  • Abweichendes Passwort vergeben, um Prüfer den Zugriff zu ermöglichen.
  • Bei unmittelbarem Datenzugriff einen Raum mit PC bereitstellen und sicherstellen, dass Daten nur gelesen und nicht verändert werden können.
  • Bei mittelbarem Datenzugriff einen Mitarbeiter in der Programmbedienung unterweisen und Daten nach Vorgaben des Prüfers filtern und sortieren.

Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de
Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg

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